Profesjonalna organizacja imprez – jak zacząć? Obecnie na rynku usług można znaleźć także takie, których celem jest zorganizowanie imprezy, często o charakterze masowym. Choć wydaje się, że o organizowaniu imprez wiemy dużo, zajmowanie się tym zawodowo może stanowić nie lada wyzwanie. Podpowiadamy, jak rozpocząć działalność w zakresie organizacji imprez.
Odpowiednie przygotowanie – czy trzeba je mieć?
Zawód organizatora imprez nie jest w żaden sposób regulowany przepisami prawa, zatem można go wykonywać bez większego przygotowania merytorycznego. Warto jednak mieć na uwadze fakt, iż przyda się chociażby podstawowa dotycząca prowadzenia działalności gospodarczej, finansów czy marketingu. Dodatkowo musimy poznać potrzeby rynku i umieć na nie odpowiedzieć. W celu założenia firmy organizującej imprezy nie trzeba jednak posiadać specjalistycznego wykształcenia. Można pokusić się o uczestnictwo w kursach, które z pewnością podpowiedzą nam, jak wygląda organizowanie imprez od strony praktycznej. O ile w przypadku imprez kilkuosobowych, typu urodziny czy nawet wesela zwykle nie ma żadnych konkretnych regulacji, o tyle w przypadku imprez masowych trzeba już zadbać o odpowiednie ich zabezpieczenie.
Założenie działalności
Aby zawodowo zajmować się organizowaniem imprez, należy założyć jednoosobową działalność gospodarczą lub działalność w formie spółki. Jednoosobową działalność można założyć w jeden dzień, za pomocą CEiDG. Dodatkowo właściciel będzie musiał wybrać sposób opodatkowania dochodów, nawiązać współpracę z biurem rachunkowym (lub zakupić program do prowadzenia księgowości we własnym zakresie), stworzyć stronę internetową i zadbać o reklamę. Co więcej, konieczne będzie wynajęcie pomieszczenia, w którym będziemy przyjmować klientów. Może to być nasze własne mieszkanie, jednak najlepiej sprawdzają się lokale usługowe położne w centrach większych miast. Zadaniem właściciela firmy jest również zbadanie rynku, czyli zapotrzebowania w społeczeństwie na usługi organizacji imprez. Dobrze jest również nawiązywać kontakty z restauracjami, kwiaciarniami czy też firmami oferującymi transport osób. Zwykle możemy wtedy zaoferować klientom korzystniejsze ceny, przez co chętniej skorzystają oni z naszych usług.
Potrzeby rynku
Obecnie ogromną popularnością cieszą się firmy, które zajmują się organizacją wesel. Jest to zwykle impreza na wiele osób, która wymaga odpowiedniego zaplanowania, a także zadbania o wiele różnych aspektów, stąd pary młode często korzystają z pomocy tak zwanych wedding plannerów. Warto więc zastanowić się, jakiego typu imprezy chcemy w ogóle organizować. Mogą być to jedynie wesela, jednak wtedy znacznie zawężamy krąg swoich klientów. Możemy również pokusić się o organizację imprez masowych, jednak wtedy musimy zapoznać się z odpowiednimi regulacjami prawnymi. Dlatego też na początek dobrze jest nieco wypośrodkować i zaoferować swoim klientom organizację imprez o zbliżonym do siebie charakterze. Mogą być to wesele i urodziny czy innego typu eventy rodzinne albo wręcz przeciwnie, imprezy dla firm, szkół czy grup zorganizowanych. Niemniej jednak trzeba pamiętać o dokładnym zbadaniu potrzeb wśród konsumentów w swoim rejonie. Inaczej bowiem do organizacji imprez podchodzą mieszkańcy dużych miast, których życie biegnie w zastraszającym tempie i wolą oni powierzyć to zadanie komuś, kto zrobi to dobrze, inaczej zaś patrzą na to mieszkańcy małych miejscowości, którzy tradycyjnie wolą dopilnować wszystkiego sami. Dobrze jest również zbadać konkurencję i sprawdzić, czy okoliczny rynek nie jest już przesycony firmami organizującymi imprezy.
Ceny odpowiednio dobrane
Właściciel firmy organizującej imprezy musi ustalić cennik, na podstawie którego będą odbywały się negocjacje z klientami. Oczywiście każdy klient powinien otrzymać indywidualną propozycję współpracy, mając na uwadze ilość poświęconego na organizację imprezy czasu czy też ilość włożonej pracy. Niemniej jednak od czegoś trzeba zacząć, a więc od wyznaczenia stawek minimalnych. Warto pamiętać, że ceny nie mogą być zbyt wysokie, tak aby nie odstraszały klientów. Z drugiej strony niedopuszczalne jest organizowanie imprez poniżej kosztów, gdyż jest to zwyczajnie nieopłacalne dla właściciela firmy. Dobrze jest więc porównać ceny, jakie oferują okoliczne firmy. Pamiętajmy o tym, żeby napisać w cenniku, że podane ceny są orientacyjnie i zapraszamy klientów do negocjacji.
Ciężka praca, dobry zysk
Na początku rozkręcania firmy należy pamiętać o tym, że przychody przez pierwsze kilka miesięcy będą niewspółmierne do włożonej pracy oraz poniesionych kosztów. Warto jednak zacisnąć zęby i nie poddawać się, ponieważ dobrze przemyślana strategia pozwoli z pewnością odnieść sukces. Niemniej pamiętajmy, że praca event managera zwykle nie zaczyna się o 8 i nie kończy o 16. Trzeba być elastycznym i otwartym na potrzeby klienta, a także pojawiać się przynajmniej na początku imprezy, którą organizujemy, a te nierzadko przypadają również w weekendy i święta. Pomimo to praca organizatora imprez jest bardzo ekscytująca, pozwala poznawać zwyczaje, ludzi i zawierać nowe znajomości.
